In theorie:
Een instituut – bijvoorbeeld een stichting, organisatie, bedrijf of overheidsinstelling – functioneert dankzij instituties: een samenhangend geheel van sociale handelingen, regels en gewoonten. Deze bestaan zowel uit formele regels zoals wetten en voorschriften, als uit informele regels zoals normen, waarden en gedeelde overtuigingen.
Institutionele verandering gaat daarom verder dan het aanpassen van formele regels; het omvat ook het veranderen van de cultuur binnen het instituut. Dit gebeurt via een collectief en dialogisch proces, waarin bestuurders regels vaststellen en individuen hun eigen belangen en perspectieven inbrengen. Omdat culturen langzaam veranderen en onderhandelingen tijd kosten, verloopt institutionele verandering vaak traag. Soms kan het proces echter versnellen door plotselinge veranderingen in de omgeving of maatschappelijke druk.